The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency. – Bill Gates
Optimaal rapporteren binnen Power BI; hoe doen we dat?
Vrijwel elke data gedreven organisatie heeft er mee te maken. Het aanmaken en distribueren van rapportages. Gemaakte rapportages worden bekeken, geaccordeerd én gedeeld. Het delen, de verspreiding is de volgende, belangrijke stap. Ontvangers kunnen door in te loggen op eigen desktop of service omgeving binnen Power BI, deze rapportages en dashoards zien, verder filteren en analyseren. Deze handelingen kosten tijd en het proces is ook foutgevoelig. De SPOT ofwel single point of truth komt hiermee in gevaar. Het toesturen van een voor gedefinieerd rapport is veel efficiënter en ook mogelijk binnen PowerBI.
Data gedreven subscripties met Power BI & Power Automate
Data gedreven subscripties ook wel report bursting genoemd is een recent beschikbaar gekomen functionaliteit binnen Microsoft PowerBI. We komen dit regelmatig tegen bij opdrachtgevers en zetten hieronder uiteen wat het inhoud en welke mogelijke voordelen organisaties hiermee kunnen benutten. Letterlijk vertaalt belooft Report Bursting het volgende: het eenmalig draaien van een rapport en vervolgens de resultaten voor ontvangers verdelen op basis van subsets data.
Hoe werkt Power BI report bursting in de praktijk?
Hoe kunnen we deze nieuwe functionaliteit het best interpreteren? Hierbij een voorbeeld uit de praktijk. We bekijken dit voorbeeld over de as van processen en beschikbare data. Stel, we hebben te maken met een organisatie met een sales team die internationaal werkt. Elk team member is verantwoordelijk voor regionale verkopen van zowel producten als services in verschillende categorieën en verschillende sectoren. Dit resulteert op periodieke basis in een groot aantal rapportages. Bovendien willen verschillende stakeholders ook meerdere varianten van deze rapporten op maandelijkse en misschien wel wekelijkse basis aangeleverd zien. Het genereren en distribueren is een tijdsintensief proces. De verschillende sales units hoeven geen tijd meer te steken in het samenstellen van rapporten, deze filteren en op tijd moeten door sturen naar de stakeholders. Het wordt nu automatisch naar de salesleads toegezonden op basis van de regio’s, sectoren en mensen waar zij over gaan en ter hun laatste controle aangeboden per mail. Met Power BI & Power Automate is het proces op verschillende manieren te automatiseren wat veel tijdwinst oplevert.
De voorwaarden voor PowerBI report bursting
Het automatisch beschikbaar kunnen stellen van rapportages levert zoals we hierboven kunnen lezen tijdswinst op, niet alleen afdeling maar zelfs organisatie breed kunnen rapportages geautomatiseerd worden samengesteld en ook op vooraf bepaalde tijdstippen worden verzonden. Wat is een goede basis om met report bursting te beginnen? Wij zeggen altijd het (data) fundament moet stevig staan. Iedereen binnen de organisatie moet vanuit ‘een waarheid’ werken met binnen Power BI geaccordeerde rapporten. Het klinkt relatief eenvoudig maar hier zien we in praktijk nogal eens discussies ontstaan.
Welke overwegingen zijn nog meer van belang voor u aan de slag kunt gaan met report bursting?
- Welk rapport willen we automatisch delen?
- Is het rapport geaccordeerd door de stakeholders?
- Hoe ziet de huidige RLS (Row Level Security) eruit?
- Naar wie gaat dit rapport en op basis van welke subset data?
- Waar vinden we onze data driven subscriber list?
- Hoe versturen we het rapport vanuit PowerBI naar de subscribers?
“I will always choose a lazy person to do a difficult job because a lazy person will find an easy way to do it.” – Bill Gates
Zorg dat uw Microsoft Power BI optimaal benut
Om terug te komen op de quotes van Bill Gates, het draait allemaal om efficiency en er is een bepaalt type gedachteproces nodig (soms dat van een lui iemand!) om te innoveren bij de standaard dagelijkse werkzaamheden. Automatisering draait niet om het terugdringen van het aantal werknemers en banen, maar om het optimaliseren van processen en taken die overbodig zijn en vaak tijd + energie vreten. Het slim inrichten van het distribueren van rapportages in dit geval, geeft brengt mensen in hun werk terug naar waar het echt om draait. Automatiseren voor het automatiseren is niet nodig, tijd besparen en de betrouwbaarheid van uw data waarborgen wel.
Hoe kan MagnaVersum uw organisatie helpen met report bursting?
Wij creëren waarde door u te helpen alle datapunten binnen de organisatie te verbinden! Schakel ons in bij uw Power BI of Power Automate-vraagstuk, bij het inrichten van report bursting of bij de uitrol van uw migratie na bijvoorbeeld Exact Online. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demonstratie van report bursting. Of schrijf u in voor onze cursus Power BI voor dummies ofwel onze introductie workshop Power BI. Ook voor de meer gevorderde gebruikers bieden we Power BI trainingen aan.